Parecer CFM nº 19/2026 e o Descarte de Prontuários Médicos: Como Fazer o Expurgo Seguro Após 20 Anos sem Risco Jurídico

O armazenamento de prontuários médicos em papel é uma das dores de cabeça mais antigas e onerosas da administração hospitalar e clínica no Brasil. Estabelecimentos de saúde com mais de 25 anos de atividade chegam a imobilizar salas inteiras de consultório — que poderiam estar gerando receita assistencial — apenas para empilhar milhares de prontuários inativos, fichas clínicas esmaecidas e exames radiológicos antigos. Outros contratam empresas de guarda terceirizada de arquivos mortos, assumindo custos perpétuos de locação e seguro contra incêndio.

A hesitação em descartar esse passivo decorria do temor reverencial da legislação. A Lei Federal nº 13.787/2018 (que regulamentou a digitalização de prontuários) e a Resolução CFM nº 1.821/2007 sempre deixaram margem para uma interpretação perigosa: a de que o papel só poderia ser eliminado fisicamente se todo o acervo tivesse sido previamente microfilmado ou escaneado com certificação digital ICP-Brasil página por página — um processo que, para acervos de 50 mil prontuários, chega a custar centenas de milhares de reais.

O Parecer CFM nº 19/2026 desmonta essa exigência desarrazoada e estabelece com clareza solar: transcorrido o prazo legal de 20 anos do último atendimento, cessa o dever legal de guarda do prontuário, permitindo que a instituição execute o descarte físico definitivo sem necessidade de digitalização prévia do acervo.

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1. O Fundamento Legal: Quando Começa e Quando Termina o Prazo de 20 Anos?

Para executar o expurgo documental sem qualquer vulnerabilidade jurídica, o Diretor Técnico deve dominar a contagem do prazo prescricional e de guarda:

• O Termo Inicial: O prazo de 20 (vinte) anos não se conta da abertura da ficha do paciente, mas sim da data do último registro assistencial documentado. Se um paciente iniciou tratamento em 1995, mas retornou para uma consulta avulsa em 2010, o prontuário completo desse paciente só poderá ser descartado em 2030.
• Interrupção de Prescrição: Qualquer demanda judicial em curso (ações de indenização por erro médico, cobranças de honorários, disputas de seguros de vida ou investigações do Ministério Público) suspende imediatamente a contagem do prazo de descarte. O prontuário judicializado deve ser mantido indefinidamente até o trânsito em julgado da decisão.
• Documentos de Valor Histórico: Prontuários de pacientes emblemáticos, casos clínicos raros publicados na literatura médica ou acervos de instituições centenárias que possuam relevância histórica para a memória da saúde pública devem ser preservados ou destinados a arquivos públicos de guarda histórica.

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2. O Rito Procedimental Obrigatório para o Expurgo Seguro

Eliminar prontuários médicos não é uma tarefa de faxina; é um procedimento médico-legal solene. Jogar pastas com dados de pacientes no lixo reciclável comum configura infração gravíssima ao sigilo médico (Artigo 73 do CEM), crime de violação de segredo profissional (Artigo 154 do Código Penal) e incidente de segurança gravíssimo perante a LGPD.

O rito de conformidade exigido pelo CFM desdobra-se em quatro fases documentadas:

Fase 1: Inventário e Triagem pela Comissão de Revisão de Prontuários

O Diretor Técnico da clínica deve instituir formalmente a Comissão de Revisão de Prontuários (CRP). Essa comissão realizará o levantamento físico, identificando:

• Nome completo do paciente.
• Número do prontuário ou registro de atendimento.
• Data de nascimento e filiação.
• Data do primeiro atendimento e data exata do último registro clínico.

Fase 2: Publicação de Edital de Convocação Pública

Antes de destruir o arquivo, a clínica deve oportunizar aos pacientes a retirada do documento original, caso assim desejem.

• Onde Publicar: O edital deve ser publicado no Diário Oficial do Estado (ou jornal de grande circulação regional) e no site oficial da clínica na internet.
• Prazo de Resposta: Concede-se aos pacientes ou seus herdeiros legais um prazo que varia de 30 a 60 dias para manifestação e retirada física do documento mediante protocolo assinado.
• Conteúdo do Edital: O edital deve conter a lista dos nomes e números de prontuário elegíveis para eliminação, sem jamais divulgar diagnósticos, doenças ou especialidades médicas, preservando a intimidade dos titulares.

Fase 3: Destruição Física Certificada (Fragmentação em Nível Confidencial)

Encerrado o prazo do edital sem manifestação do paciente, autoriza-se a destruição física.

• A destruição deve ser executada por empresa especializada em trituração documental confidencial ou incineração ecológica licenciada pelos órgãos ambientais.
• O processo de fragmentação mecânica deve atingir nível de corte irrecuperável (padrão DIN 66399 nível P-4 ou superior), impossibilitando qualquer remontagem de tiras de papel.
• A empresa executante deve emitir Certificado de Destruição Térmica/Mecânica, atestando o peso do lote, a data e o método de descarte.

Fase 4: Lavratura da Ata de Expurgo Permanente

A Comissão de Revisão de Prontuários lavra a Ata Final de Expurgo, assinada pelo Diretor Técnico e pelos membros da comissão.

A ata conterá a lista nominal e os números de todos os prontuários destruídos, o comprovante de publicação do edital e o certificado da empresa trituradora. Esta ata deve ser arquivada na clínica por prazo indeterminado, servindo de prova plena caso, no futuro, algum herdeiro ou tribunal solicite informações sobre aquele atendimento pré-2006.

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3. E os Prontuários Eletrônicos em Nuvem?

A autorização de descarte do Parecer CFM 19/2026 aplica-se formalmente a suportes físicos em papel. Para registros eletrônicos armazenados em bancos de dados de sistemas em nuvem, a dinâmica é diferente.

Como o custo de armazenamento de gigabytes em nuvem tornou-se irrisório comparado ao aluguel de espaços físicos, a recomendação de boas práticas em governança é nunca apagar os dados eletrônicos estruturados. O procedimento recomendado é a migração dos prontuários inativos há mais de 20 anos para bancos de dados de armazenamento frio (cold storage criptografado), restringindo o acesso apenas a auditorias judiciais expressas e mantendo a instituição 100% resguardada contra litígios futuros.

Fontes Oficiais e Referências Normativas

• Conselho Federal de Medicina (CFM) - Portal Institucional
• Código de Ética Médica (Resolução CFM nº 2.217/2018)
• Presidência da República - Legislação Federal
• Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa)
• Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS)

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